Sin un plan, la comunicación es fragmentada y depende de las emergencias: los mensajes están dispersos, las audiencias están mal informadas y el impacto del proyecto disminuye. Un plan de comunicación estructurado, en cambio, garantiza coherencia, ritmo y alineación, y se convierte en la columna vertebral de tu enfoque. Ayuda a guiar cada acción, aporta sentido y moviliza a las personas adecuadas en el momento adecuado.
Ahora veamos cómo construir un plan eficaz, paso a paso.
Aclarar la visión y los objetivos del proyecto es el primer paso. Es esencial distinguir entre los objetivos del proyecto , como entregar una nueva herramienta o transformar un proceso, y los objetivos de comunicación , que implican movilizar, informar y generar aceptación. Hacer estas preguntas desde el principio— ¿qué queremos que las audiencias comprendan, recuerden y hagan? —te permite construir un plan verdaderamente efectivo y dirigido.
Para que un plan de comunicación funcione, primero debe identificar todas las poblaciones impactadas por el proyecto, ya sean internas (empleados, gerentes, colaboradores) o externas (clientes, socios, proveedores). Entre estas poblaciones, ciertos grupos se convertirán en los objetivos prioritarios de la comunicación según sus necesidades, su rol en el proyecto y los mensajes que se deben transmitir.
Comprender estas diferencias ayuda a adaptar el contenido, el tono y los canales de difusión para llegar a cada público de manera efectiva .
Organizar la comunicación a lo largo del tiempo es crucial. El plan debe identificar hitos clave: lanzamiento, etapas intermedias, despliegue y consolidación. Estos momentos clave sirven como guía para el ritmo de los mensajes y la intensidad de las acciones de comunicación.
Contenido, canales y medios serán entonces definidos en línea con esta estructura, para asegurar que cada iniciativa contribuya a la visión global.
Un plan de comunicación no está grabado en piedra: debe evolucionar según el terreno y los comentarios recibidos. Esta flexibilidad te permite ajustar las acciones para mantener la adhesión y el compromiso a lo largo del proyecto. Al tratarlo como una herramienta estratégica y viva, aseguras que tu enfoque siga siendo coherente y eficaz, y preparas el terreno para los pasos siguientes, como el seguimiento, la adaptación o movilizar a los actores clave.