Incluso el mejor plan de comunicación puede fallar si no se identifican y comprometen a los actores clave. Las personas que apoyan, comunican y representan el proyecto son esenciales para garantizar la aceptación, la comprensión y la adopción.
Veamos quiénes son estos actores y cómo movilizarlos de manera efectiva.
Los patrocinadores y la dirección desempeñan un papel estratégico: apoyan el proyecto, toman decisiones y dan ejemplo. Su compromiso visible tranquiliza y motiva a los equipos.
Involucrarlos desde el principio ayuda a clarificar la visión, definir prioridades y crear una alineación duradera con los objetivos del proyecto.
Los enlaces y gerentes de campo facilitan la comunicación descendente y la acción concreta. Traducen la visión en prácticas diarias, crean impulso local y aseguran que el mensaje sea entendido y aplicado correctamente.
Su papel es central para garantizar la coherencia entre la estrategia y las acciones en el terreno.
Los embajadores o usuarios clave transmiten el proyecto, prueban soluciones y proporcionan retroalimentación. Su credibilidad y proximidad con sus colegas o equipos fomenta la aceptación y refuerza la relevancia de las acciones de comunicación.
Identificar estos perfiles y darles un papel activo ayuda a que el proyecto sea un éxito colectivo.
Mapear a las partes interesadas y definir sus responsabilidades ayuda a organizar las interacciones de manera eficiente a lo largo del proyecto. Esta estructura aclara quién está involucrado y cuándo, quién difunde los mensajes y quién proporciona retroalimentación.
También incluye la frecuencia de los puntos de contacto y la coordinación entre patrocinadores, gerentes y embajadores, asegurando que todos desempeñen su papel en el éxito general de la comunicación.
Los proyectos siempre involucran personas, no solo herramientas o mensajes. Identificar, involucrar y estructurar a los interesados es una palanca poderosa para transformar un plan en acciones concretas y efectivas. El siguiente paso es definir los mensajes y los medios de comunicación, para que cada interesado pueda transmitir la información adecuada en el momento adecuado.